เช่นเดียวกับมืออาชีพจากอุตสาหกรรมทุกประเภท นักกฎหมายพบว่าการจัดการวิดีโอคอนเฟอเรนซ์เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าสำหรับการเดินทาง หากบริษัทของคุณมีส่วนร่วมในการจัดการประชุมทางวิดีโอ ความสำเร็จของบริษัทจะขึ้นอยู่กับการวางแผนที่เหมาะสม อย่าปล่อยให้ความสำเร็จของการประชุมทางวิดีโอของคุณเป็นโอกาสวางแผนสำหรับมัน!
จองตัวแทนการประชุมทางวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ระดับมืออาชีพ
ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมทางวิดีโอที่สำนักงานกฎหมายของคุณหรือจองเซสชั่นในสถานที่ใกล้เคียง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการประชุมทางวิดีโอที่มีทักษะคอยช่วยเหลือคุณ บริษัทสนับสนุนการดำเนินคดีหลายแห่งจะจัดเตรียมห้องประชุมของคุณด้วยอุปกรณ์วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ความละเอียดสูงระดับมืออาชีพ ซึ่งจะช่วยให้ทนายความของคุณสามารถก้าวข้ามธรณีประตูและสร้างการถ่ายทอดสดทางไกลได้ทุกที่ในโลก ให้รายละเอียดทางเทคนิคแก่ผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการประชุมที่ปราศจากปัญหาและให้ผู้ดำเนินคดีของคุณมุ่งเน้นไปที่การนำเสนอของพวกเขา
กำหนดเวลาการประชุมโดยคำนึงถึงความแตกต่างของเวลา
- ในขณะที่คุณอยู่ ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ อาจอยู่ห่างออกไปครึ่งโลกทำให้การจัดตารางเวลายุ่งยาก ตามหลักการแล้ว คุณจะสามารถกำหนดเวลาที่อยู่ภายในเวลาทำการปกติสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
- วิดีโอคอนเฟอเรนซ์แต่ก็ไม่สามารถทำได้เสมอไปหากระยะทางนั้นผู้เข้าร่วมบางคนต้องเข้าร่วมในชั่วโมงคี่ ให้ใช้แผนที่เขตเวลาโลกและสามัญสำนึกของคุณเพื่อพิจารณาการประนีประนอมที่ดีที่สุด
- หากคุณกำลังโฮสต์ลูกค้ารายสำคัญ คุณจะต้องตอบสนองความต้องการด้านการจัดกำหนดการของลูกค้าของคุณแม้ว่าทนายความของคุณจะไม่สะดวกที่จะมาหลังเวลาทำการ
- แต่อาจเป็นทางเลือกที่ฉลาดที่สุดจากมุมมองด้านการบริการลูกค้า
เช่นเดียวกับที่คุณไม่เคยจัดการประชุมโดยไม่มีวาระการประชุม
คุณไม่ควรจัดการในระหว่างการประชุมทางวิดีโอคอนเฟอเรนซ์คือ วางแผนกำหนดการล่วงหน้าและแบ่งปันกับผู้เข้าร่วมทุกคน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนตระหนักถึงหัวข้อและการจัดสรรเวลา นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาสามารถกำหนดคำถามหรือป้อนข้อมูลได้ หากคุณต้องการทนายความคนอื่นเพื่อนำเสนอข้อมูลในระหว่างการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทนายความทราบถึงสิ่งที่คุณต้องการล่วงหน้าเพื่อที่เขาจะได้เตรียมพร้อม มาถึงก่อนเวลาเพียงพอสำหรับการทดสอบทางเทคนิค อุปกรณ์จะได้รับการติดตั้งและตรวจสอบโดยช่างเทคนิค คุณจึงไม่จำเป็นต้องพูดเสียงดังหรือเอนตัวไปข้างหน้าในไมโครโฟน ช่างเทคนิคจะให้คำแนะนำง่ายๆ แก่คุณ เช่น แสดงให้คุณเห็นว่ากล้องอยู่ที่ใด